Saiba como fazer um acerto de viagem

O que é acerto de viagem ?

O controle da viagem e o acerto com o motorista são tarefas complexas, porém fazem parte do dia a dia de todo gestor de frotas. Vários fatores devem ser analisados e com isso existem muitas variáveis a serem controladas para que o gestor possa ter precisão no resultado da viagem. Além disso, em um cenário econômico de grande competitividade e baixa demanda no mercado, é extremamente necessário evitar gastos inesperados e manter o controle sobre os custos da empresa.

O bom gestor de frotas precisa ter uma clara visão a respeito da lucratividade da empresa. Qual foi o resultado de cada viagem? A viagem foi lucrativa? Qual a receita mínima que justifica a realização de uma viagem?

Dicas para planejar melhor sua viagem

Estimativa de custos com combustível. A partir da quilometragem a ser percorrida e da média de consumo do seu veículo, você poderá ter uma estimativa da quantidade de litros que serão gastos e do valor com combustível durante a viagem. Fazendo esse controle você poderá evitar desvios de combustível e na hora de autorizar um abastecimento saberá se a quantidade solicitada pelo motorista esta sendo coerente. Em casos mais detalhistas as empresas analisam o gasto de combustível por trecho da viagem, uma vez que, a medida que as entregas vão sendo realizadas e a carga do veículo diminui a autonomia dele aumenta.

Alimentação, pedágio, diária do motorista e hospedagem (caso necessário). Ao planejar a rota você saberá locais de parada, quantidade de pedágios e a necessidade de pernoite. Combine com o motorista os locais de refeição e pernoite, entre em contato com estabelecimentos para negociar e definir preços.

Fora isso, você realizará um planejamento da receita da viagem, com base no frete total faturado ou na receita dos produtos que estão sendo transportados.

Caso seja necessário realizar o adiantamento de pagamento para o motorista cobrir alguma despesa da viagem, registre o valor adiantado, alinhe com o motorista o destino da verba e o método de prestação de contas.

Fechamento do viagem

Registre o momento de chegada do veículo, data, hora, quilometragem. Faça uma vistoria e um checklist para verificar problemas de manutenção.

Após o registro de todas as despesas você saberá se parte do valor adiantado ao motorista precisa ser devolvido, se ainda existe algo a ser pago a ele, reembolso, comissão, hora extra ou se está tudo correto com aquela viagem.

Uma vez que esteja tudo correto e devidamente registrado a viagem pode ser classificada como encerrada.

Relatório de viabilidade financeiro da viagem

O relatório conterá um resumo de todas as receitas, despesas e custos, fornecendo ao final o saldo da viagem, informando lucro ou prejuízo. Em caso de lucro, você poderá também analisar a margem.

Alguns indicadores de gestão de frotas podem ser extraídos ao final de um período como por exemplo, receita média por viagem, receita por quilometro, custo por quilometro, custo por entrega, custo por viagem. Esses indicadores são fundamentais para uma avaliação de performance da frota e da logística da empresa.

Em caso de problema, os relatórios detalhados de viagem permitem saber onde está o problema, fornecendo informações ao gestor que o auxiliam na tomada de decisão.

DICA: USE A TECNOLOGIA A SEU FAVOR

A tecnologia é grande aliada do gestor de frotas em todo o seu controle operacional e de custos.

Sistemas de controle de viagens, abastecimento, manutenções, monitoramento e rastreamento veicular além de sistemas de telemetria veicular permitirão ao gestor ter uma visão completa e em tempo real da sua operação, além de dados e registros históricos que permitirão a análise de informações e tomada de decisão mais assertiva.

O sistema de gestão de controle de combustível e abastecimentos permitem identificar desvios e controlar consumo pois analisa todas as informações de registros de abastecimentos, média dos veículos, litros consumidos, valor gasto por mês, por tipo de combustível e por posto.

O sistema de gestão de manutenção permitirá ao gestor ter o controle total dos custos, saber quando cada peça foi trocada ou serviço realizado. O sistema de gestão de manutenção te permite cadastrar planos de manutenção preventivas, gerenciar ordens de serviço, estoque de peças, custos com peças e mão de obra, separando indicadores por tipo de serviço, veículo e centro de custo.

Por fim, o sistema de controle de viagens, você poderá gerenciar todas as despesas e receitas para a análise automática de indicadores e de viabilidade, auxiliando também no acerto final com o motorista.